אוטומציה עסקית: הכנה למעבר לפורטוגל ולניהול אתגרים תרבותיים

כמי שמתכנן מעבר לפורטוגל, אני מוצא את עצמי מתמודד לא רק עם שאלות לוגיסטיות אלא גם עם אתגר גדול יותר: איך אני משלב בין תרבות עסקית חדשה, דרכי עבודות שונות, והשגרה שאני כבר מכיר בארץ שלי?

המפתח עבורי הוא שילוב אוטומציה עסקית בתהליכים שאני מנהל היום, כדי לבנות תשתית חזקה שתלווה אותי במעבר ותקל עליי להתמקד במה שחשוב באמת - בניית קשרים עסקיים, יצירת ערך ללקוחות והתאקלמות בתרבות חדשה.

המעבר לפורטוגל: אתגר אישי ועסקי

אוטומציה עסקית כבסיס לשינוי מוצלח

מהי אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית היא תהליך של ייעול ושיפור משימות ותהליכים עסקיים ידניים של כל עסק ע"י בניית אוטומציה תוך שימוש בכלים וטכנולוגיות כמו הטמעת CRM לשמירת לידים ולקוחות ויצירת בהירות בעסק (לדוגמא Monday, Pipedrive וכו'), ופלטפורמות ללא קוד (Make) וכלים לניהול משימות. בניית אוטומציה עסקית מאפשר לעסקים להתמקד בפעילות אסטרטגית ופיתוח עסקי במקום במשימות חוזרות ונשנות.

איך אוטומציה עסקית משתלבת במעבר?

מעבר בין מדינות וטיפול בשינויים תרבותיים יכולים להיות מאוד מאתגרים ולהביא חוסר סדר ובלאגן, עם זאת, אוטומציה יכולה להפוך את הכאוס לסדר ובהירות. היא מאפשרת לדוגמא:

1. חיסכון בזמן: במקום להתעסק במשימות ידניות כמו מעקב אחרי פגישות או יצירת מסמכים (הצעות מחיר, חשבוניות וכו'), האוטומציה מטפלת בכך עבורכם.

2. בנייה גמישה: קל מאוד להתאים את התהליכים שלכם למציאות החדשה, כך שתוכלו לבדוק ולשנות תוך כדי תנועה.

3. מוכנות לתרבות חדשה: אפשר להשתמש באוטומציה גם לבניית תהליכים מותאמים לתרבות העסקית המקומית.

אוטומציה לגישור פערי תרבות בעבודה

אתגרי התרבות העסקית בפורטוגל וכיצד אוטומציה עוזרת להתמודד איתם 

1. פיתוח אמון וקשרים אישיים

בפורטוגל, כמו במדינות רבות גם בישראל, קשרים אישיים הם המפתח לעשיית עסקים. לכן, יצירת קשר עם לקוחות והמגע האישי חייב להשתלב עם תהליכי אוטומציה.

מה עושים?

בונים תהליכים אוטומטיים כמו שליחת הודעות מותאמות אישית לאנשי קשר חדשים או מעקב אחר פגישות, תוך שמירה על קשר אישי בעזרת כלים כמו WhatsApp Business (וואטסאפ רשמי) או כלים אחרים כמו Green-API לוואטסאפ לא רשמי. (מאוד תלוי בעסק ומה הצרכים העסקיים שלו).

2. היכולת להתאקלם לשפה ולתרבות

תרבות פורטוגלית מדגישה המון סבלנות ונינוחות, אבל מה עושים כשצריך לנהל מערכות יחסים בעסק בשפה זרה?

מה עושים?

משתמשים באוטומציה כדי לתרגם מסרים באופן מדויק ולהתאים אותם לקהל היעד.

אפיון לאוטומציה הנכונה לך: הצעד הראשון להצלחה במעבר ולכל אוטומציה עסקית

כדי להבטיח תהליך מעבר חלק ויעיל כבעל עסק למדינה חדשה, הצעד הראשון הוא כמובן אפיון ראשוני נכון ומדוייק. השלב הזה נועד לזהות את הצרכים והאתגרים הייחודיים של העסק שלך ולהתאים תהליכים אוטומטיים למציאות העסקית והתרבותית החדשה.

במהלך פגישת האפיון הראשונה חשוב להתמקד בנושאים הבאים:

1. זיהוי תהליכי עבודה קיימים: יש צורך להבין איך העסק שלך פועל כיום ולמצוא דרכים להתאים אותו לתרבות ולשוק המקומי במדינה החדשה.

2. מיפוי קהל היעד:  חשוב לנתח מי הם הלקוחות המרכזיים במדינה החדשה ואיך נכון לתקשר איתם בצורה שמותאמת לצרכים ולהרגלים שלהם. (שימוש באימייל, שליחת הודעות מותאמות אישית בצורה אוטומטית ל WhatsApp)

3. סקירת אתגרים ופערים: כדאי לזהות את נקודות הכאב והפערים בתהליכי עבודה, במיוחד במקרים שבהם נדרשת התאמה לתרבות שונה, שפה או רגולציה מקומית.

4. בניית כלים קיימים: יש לבדוק את הכלים והפלטפורמות שבהם העסק משתמש כיום (כמו CRM או כלי אוטומציה), ולברר אם הם מתאימים לסביבה החדשה או שיש צורך להתעדכן בכלים אחרים שיותר מותאמים לצרכי העסק.

5. התאמה לשוק ולתרבות: חובה לוודא שהתהליכים האוטומטיים בעסק משתלבים היטב עם אופי העבודה והתקשורת הנהוגים במדינה החדשה, תוך שמירה על מקצועיות ויעילות.

שלב האפיון מאפשר לך כבעל העסק לבנות תשתית חזקה ואפקטיבית לתהליכי העבודה, ולהבטיח שהמעבר יתבצע בצורה מסודרת ומותאמת לצרכים העסקיים והתרבותיים.

תכנון נכון וחכם לאתגרים ולמעבר למדינה אחרת

שינוי מקום מגורים ותרבות הוא לא רק אתגר, אלא גם ההזדמנות לחשוב מחדש על הדרך שבה אנחנו עובדים ומנהלים את העסק שלנו. שילוב של אוטומציה עסקית, יחד עם הבנה עמוקה של התרבות העסקית בפורטוגל, יכול להפוך את השינוי הזה למנוף אמיתי להצלחה.

רוצים לדעת איך אוטומציה עסקית יכולה לעזור לכם להתכונן לשינויים גדולים? אני מזמין אתכם ליצור קשר ולקבל ייעוץ מותאם אישית. הכותב הוא ברק חזן, הבעלים של Autolite Solutions וחבר קהילת העסקים של בורטוקלה, יועץ ומומחה אוטומציה עסקית. מעוניינים להצטרף לקהילת העסקים ולשתף ידע עם הקהילה? מוזמנים להגיש מועמדות כאן.